Bokningssystem

I bokningssystemet kan användare boka bil men det är också ett komplett fordonshanteringssystem för att hantera information om fordonen, få statistik, ta ut rapporter, skapa debiteringsunderlag, skicka fakturor, skapa exportfiler till ekonomisystem etc.

Kontakta oss gärna för att att få en visning av systemet!

Bokningssystemet är webbaserat och varje användare eller administratör får en egen unik login.

För användare handlar det mest om att boka, ändra eller avboka bokningar men även att få en översikt över kommande och tidigare bokningar, körsträckor och kostnader.

Samåkning & lokaltrafik (via Resrobot)

Systemet är framför allt gjort för att boka bilar men många använder det även för cyklar, el-cyklar och liknande objekt.
Systemet kan även visa förslag på bokningar att samåka med.
Med koppling till Resrobot kan användare också få förslag på resa med kollektivtrafik som buss och/eller tåg.

För administratörer finns betydligt fler funktioner som t.ex.
– lägga till och hantera användare, vilka fordon de ska ha tillgång till, hur de ska debiteras för bokning m.m.
– lägga till och hantera fordon, service, besiktning, kostnader
– lägga till och hantera konton/kostnadsställen för interndebitering och vilka användare som ska ha tillgång till vilka konton
– skapa och skicka fakturor och/eller underlag för export till separat ekonomisystem.
– ta ut statistik och skapa rapporter
– skicka massutskick av information och inloggningsuppgifter till alla (eller utvalda) användare
– ändra text och information som visas för användare när de loggar in i systemet

Anpassningsbar layout

Layouten i bokningssystemet är väldigt anpassningsbar.
Man kan t.ex. välja vilken information som ska kunna lämnas av användaren vid bokning och om det ska vara krav på att fylla i vissa fält.
Exempel på detta kan vara resmål, syfte, antal i bilen, om bokningen är öppen för samåkning m.m.
Egen logga kan läggas in på framsidan samt upp i hörnet av systemet (som syns hela tiden).
Texten på framsidan kan enkelt ändras av administratör och olika texter kan läggas in för olika avdelningar.
Anpassad login-sida kan också skapas för att i ett tidigt skede ge relevant information till användaren.

Bokning

Systemet ger möjlighet att boka på två sätt, via “Översikt” eller “Boka”, via dator eller mobiltelefon.
Översikt är en översiktskalender där du ser hur bilarna är bokade och var det finns luckor.
I Boka anger du önskad tid och ev. tillval så visas tillgängliga bilar i en lista.

I översikten kan du:
– snabbt boka genom att direkt i översikten klicka på en lämplig lucka för att välja tid och bil. Justera eventuellt tiden och bekräfta bokningen så är den klar.
– klicka på din egen bokning för att ändra eller avboka den.
– hålla muspekaren över en bokning för att få kontaktinfo till personen t.ex. för möjlighet till samåkning.
– klicka på en bokning för att få upp mer exakt info om den som resmål, syfte etc.
– som administratör se hur fordonen är använda, att de är använda rätt tider, se detaljer om hur långt de är körda vilka tider etc.

I Boka kan man t.ex. välja en viss typ av fordon (ex. storlek, bränsle) och utrustning (ex. dragkrok, takräcke) för att begränsa vilka bilar som visas. I systemet finns flera sätt att ställa in vilken ordning tillgängliga bilarna ska visas för att optimera användningen.

Uppföljning

Med utrustning för nyckelhantering och/eller km-registrering får man bra koll på hur bilarna används.
Klicka på rubrikerna “nyckelhantering” och/eller “km-registrering” för mer information om utrustning och lösningar kring detta.
I översikten kan man snabbt och smidigt se om bilarna används de tider som de bokats så inte bilar står still i onödan. Man kan även se detaljer om när och hur långt de körts så att bilarna används rätt (om man t.ex. har en resepolicy att följa).
I systemet kan man också ta ut övergripande statistik och rapporter (ex. bokad tid, körda km, kostnader) för olika avdelningar, användare, garage, bilar etc.

Fakturering/Debitering

I systemet kan man skapa och skicka fakturor och/eller underlag för export till separat ekonomisystem.
Man kan välja att fakturera (eller skapa underlag för) en hel kundgrupp eller en viss kund, avdelning, användare, bilpool, garage, konto/kostnadsställe etc.
Man väljer även period och har möjlighet att göra ändringar som att lägga till eller dra av kostnader.
Nästan alla våra kunder har en koppling till sitt ekonomisystem för debitering och/eller bokföring.